Для эффективной работы бухгалтера на аутсорсе важно не только знание законодательства и учетных систем, но и грамотное взаимодействие с клиентами. Ведение бухгалтерского учета требует четкости в организации рабочих процессов, а также умения выявлять возможности для оптимизации финансовых операций и повышения прозрачности отчетности.
Рекомендации по эффективной работе на аутсорсе
Основные рекомендации для достижения успеха таковы:
- Позаботьтесь о получении корректной ЭП.
- Уведомите клиентов о применении МЧД.
- Настройте электронный обмен документами.
- Отправляйте отчетность через электронные сервисы.
- Оптимизируйте организацию рабочих процессов.
Проверенные подходы помогут выстраивать долгосрочные доверительные отношения с клиентами.
Подробнее о принципах успешной работы на аутсорсе
Прежде чем предложить бухгалтерское обслуживание, оформите электронную подпись. Она необходима для сдачи отчетности. Если вы работаете как ИП, такую подпись нужно получить в ФНС. Сотрудники бухгалтерских фирм могут оформить ЭП физического лица в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Для работы с несколькими клиентами достаточно одного актуального сертификата физлица или ИП. Но важно, чтобы каждый клиент оформил на вас машиночитаемую доверенность (МЧД) — документ, позволяющий аутсорсеру работать с чужой отчетностью. В отличие от бумажной версии, МЧД легко проверяется автоматическими системами, что ускоряет процесс подачи документов. С 1 сентября 2023 года использование МЧД стало обязательным для всех бухгалтеров-аутсорсеров. Доверенность можно оформить в электронном виде через «Астрал Доверенность», используя квалифицированную электронную подпись (КЭП). При этом важно зарегистрировать МЧД в контролирующих органах, таких как ФНС или СФР, чтобы получить уникальный номер, который нужно указывать при подаче отчетности.
Электронный документооборот позволяет аутсорсинговым бухгалтерам эффективно работать с клиентами удаленно. Подключите сервис «Астрал.ЭДО» или «1С-ЭДО». Первый упрощает передачу документов, автоматически указывает на ошибки и сохраняет данные в архиве. Второй идеально интегрируется с 1С.
Электронная бухгалтерская отчетность — обязательный инструмент для бухгалтера на аутсорсе. Контролирующие органы постепенно исключают возможность сдачи отчетов на бумаге, что делает электронный формат незаменимым. Преимущества электронной отчетности таковы:
- Экономия времени благодаря возможности отправлять отчеты прямо из офиса, без посещения налоговой.
- Удобное хранение в цифровом формате — документы всегда доступны.
- Использование актуальных форм и подсказок, которые помогают избегать ошибок.
- Надежная защита данных через шифрование при передаче через ТКС.
- Упрощенная коммуникация с органами за счет запросов справок и разъяснений через систему.
Эффективная организация работы помогает исключить ошибки и соблюдать требования клиентов. Вот советы для оптимизации рабочих процессов:
- Регулярно проверяйте нормативные акты в справочно-правовых системах.
- Планируйте задачи с помощью календаря и планировщика.
- Готовьте документы заранее, чтобы оставить время на проверку.
- Делайте регулярные перерывы, чтобы поддерживать концентрацию внимания.
Системный подход к задачам позволяет работать продуктивно и избегать стресса.
