Первоочередная задача — сообщить коллегам о трагическом событии как можно скорее, но при этом проявить Sensitivity и такт. Начните с личной беседы с непосредственными коллегами и руководителями, а затем распространите информацию среди всей команды.
Будьте честны и конкретны, но избегайте подробностей. Скажите, что сотрудник скончался, но не вдавайтесь в детали причин смерти. Если коллеги задают вопросы, отвечайте открыто, но помните, что детали могут быть личными и конфиденциальными.
Предложите коллегам возможность поделиться своими чувствами и воспоминаниями. Это поможет им справиться с горем и почувствовать поддержку. Можно организовать небольшое собрание или создать онлайн-пространство, где сотрудники смогут выразить свои соболезнования и поделиться историями.
Если сотрудник был близким другом или членом семьи, предложите коллегам подписать электронную открытку или сборник воспоминаний, который можно передать семье. Это поможет коллегам почувствовать, что они делают что-то конструктивное в трудное время.
Подготовка к информированию
Первый шаг — определить цель и аудиторию. Кому и зачем вы сообщаете? Это поможет вам выбрать подходящий тон и уровень детализации.
Затем соберите факты. Узнайте подробности о случившемся от надежных источников. Это поможет вам предоставить точную и правдивую информацию.
Подготовьте текст заранее. Напишите черновик, чтобы иметь время подумать и отредактировать. Будьте краткими, ясными и конкретными.
Подумайте о формате. Будет ли это электронное письмо, объявление или личная беседа? Выберите формат, который будет наиболее уместным и эффективным для вашей аудитории.
Наконец, практикуйтесь. Прочитайте свой текст вслух несколько раз, чтобы почувствовать его и убедиться, что вы можете произнести его уверенно и спокойно.
Процесс информирования
Начните с личной беседы с близкими коллегой или членами семьи покойного, чтобы выразить свои соболезнования и узнать, как они хотят, чтобы информация была распространена.
Используйте официальный канал связи, такой как электронная почта или внутренний портал компании, чтобы сообщить новость всем сотрудникам. Будьте краткими, но конкретными, упомянув имя сотрудника и выразив соболезнования семье.
Если сотрудник занимал важную должность, рассмотрите возможность проведения собрания или рассылки дополнительной информации о планах на будущее.
Важно предоставить сотрудникам возможность поделиться своими воспоминаниями и выразить свои чувства, если они хотят. Это может помочь им справиться с утратой.
